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Recommandation (n°7) relative à l’harmonisation des extraits d’actes de l’état civil
adoptée à Madrid le 7 septembre 1990
La Commission Internationale de l'État Civil,
Considérant qu'il y a lieu en ce qui concerne le cadre et la teneur des extraits d'actes de l'état civil de compléter la Recommandation relative à l'harmonisation des actes de l'état civil adoptée par l'Assemblée Générale de Lisbonne le 10 septembre 1987,
Recommande aux États membres de la Commission Internationale de l'État Civil de s'inspirer des directives suivantes:
1. Les extraits des actes de naissance, de mariage et de décès, établis conformément aux formules annexées, sont, en premier lieu et selon le cas, la reproduction des volets 1 ou 2 de ces actes, après intégration des mentions qui les concernent, ce en conformité de la Recommandation relative à la publicité des registres et des actes de l'état civil adoptée par l'Assemblée Générale de Rome le 5 septembre 1984.
2. Ces extraits comprennent un autre volet où sont inscrites les indications obligatoires ou facultatives qui, particulières à certains États, sont prévues par la législation interne de ces derniers.
3. Un dernier volet contient les inscriptions de nature administrative relatives à la date de délivrance de l'extrait, à la conformité de l'extrait avec l'acte original et à l'identification de l'officier de l'état civil compétent signataire de l'extrait.
4. A l'exception des mentions déjà intégrées, visées aux points 1 et 2, la partie libre qui suit les volets sert à reproduire chronologiquement les mentions relatives aux différents actes qu'elles concernent indépendamment des volets auxquels elles se rapportent et telles que la législation de chaque État les prévoit.
RAPPORT EXPLICATIF
A) GÉNÉRALITÉS
Ce sont les extraits qui, en pratique, fournissent les preuves des informations en matière d'état civil et en permettent les échanges.
Si les États, appliquant en cela la Recommandation relative à l'harmonisation des actes de l'état civil adoptée par l'Assemblée Générale de Lisbonne le 10 septembre 1987, donnent la forme documentaire à leurs actes de l'état civil, l'établissement des extraits en sera facilité puisqu'ils reproduiront en premier lieu et selon le cas, les volets 1 ou 1 et 2 de ces actes.
Il appartiendra à la loi interne de chaque État de fixer les énonciations qui, dans les extraits, seraient susceptibles d'établir la filiation et par conséquent celles qui doivent faire l'objet d'une publicité restreinte.
B) CONTENU DES EXTRAITS
Chaque extrait comporte l'indication du Service de l'état civil rédacteur de l'acte et les références d'établissement de cet acte.
En ce qui concerne les énonciations des premier et deuxième volets, il convient de se reporter aux rubriques correspondantes du rapport explicatif de la Recommandation relative à l'harmonisation des actes de l'état civil adoptée à Lisbonne le 10 septembre 1987. Il sera loisible à chaque État d'indiquer dans le troisième volet les énonciations et les indications propres à sa législation interne telles que le lieu et le numéro du registre des familles, le numéro d'identité, certaines indications relatives aux père et mère (date et lieu de naissance, mariage, domicile). La partie laissée en blanc en bas des formules est destinée à l'inscription des mentions ou annotations ultérieures non intégrées aux volets 1 ou 2 (par exemple décision de divorce, de séparation de corps). Il y aura lieu, lorsque l'extrait est destiné à être délivré à tout requérant, de veiller au respect des dispositions de la Recommandation relative à la publicité des registres et des actes de l'état civil adoptée par l'Assemblée Générale de Rome le 5 septembre 1984. Bien entendu, dans le cas où ces mentions ne pourraient pas prendre place dans la partie libre, il sera loisible de les porter sur une page séparée.
Enfin en ce qui concerne le dernier volet, celui-ci contient la date de délivrance de l'extrait, l'identification et la signature de l'officier de l'état civil attestant la conformité de l'extrait avec l'acte et le sceau.
Seul l'original français fait foi.