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Recommandation (n°5) relative à l’harmonisation des actes de l’état civil
adoptée à Lisbonne le 10 septembre 1987
La Commission Internationale de l'État Civil,
Considérant qu'une harmonisation du cadre et de la teneur des actes de l'état civil entre tous les États membres faciliterait grandement leur traduction, leur compréhension et leur éventuelle informatisation;
Considérant qu'il existe des énonciations que tous les États jugent indispensables dans la rédaction des actes de naissance, de mariage et de décès;
qu'en outre ces États estiment nécessaire de faire figurer dans ces actes certaines indications propres à chacun d'eux;
qu'il y a, enfin, des énonciations protégées par la Convention de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales signée à Rome le 4 novembre 1950 et la Recommandation de la Commission Internationale de l'État Civil relative à la publicité des registres et des actes de l'état civil adoptée par l'assemblée générale de Rome le 5 septembre 1984;
Recommande aux États membres de la Commission Internationale de l'État Civil de s'inspirer des directives suivantes pour la rédaction des actes de naissance, de mariage et de décès :
Les actes de naissance, de mariage et de décès doivent être scindés en quatre volets, conformément aux formules annexées à la présente Recommandation;
Le premier volet comprend pour chaque acte les énonciations essentielles communes à tous les États membres et sujettes à publicité;
Le deuxième volet contient les énonciations communes à tous les États membres et protégées par la Convention de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales signée à Rome le 4 novembre 1950 et le Recommandation de la Commission Internationale de l'État Civil relative à la publicité des registres et des actes de l'état civil adoptée par l'assemblée générale de Rome le 5 septembre 1984;
Dans le troisième volet sont inscrites les indications obligatoires ou facultatives qui, particulières à certains États, sont prévues par leur législation interne;
Dans le quatrième volet, enfin, figurent les inscriptions de nature administrative relatives à l'authentification des actes et à l'identification des officiers de l'état civil compétents.
La partie libre qui suit les quatre volets des actes doit servir à recevoir chronologiquement les mentions ultérieures relatives aux différents actes qu'elles concernent indépendamment des volets auxquels elles se rapportent et telles que la législation de chaque États les prévoit.
RAPPORT EXPLICATIF
A) GÉNÉRALITÉS
Au vu des différences existant dans la législation et la réglementation des États membres quant à la conception, la tenue, le contenu et la forme des actes de l'état civil, il s'est avéré présomptueux d'envisager dès à présent leur uniformisation. En revanche il est apparu, à la suite d'une étude comparative, qu'il serait possible pour tendre à cette uniformisation d'adopter un certain nombre de règles communes facilitant l'exploitation des actes principaux par photocopie ou automatisation ainsi que leur compréhension par les officiers de l'état civil de chaque États. C'est ainsi qu'il a été préconisé l'adoption de la forme documentaire pour la rédaction des actes et leur fragmentation en quatre volets permettant de distinguer
1) les énonciations non couvertes par la Convention de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales signée à Rome le 4 novembre 1950 et la Recommandation de la CIEC relative à la publicité des registres et des actes de l'état civil adoptée par l'assemblée générale de Rome le 5 septembre 1984 et reconnues indispensables par tous les États
2) les énonciations couvertes par les instruments précités
3) les indications propres à certains États
4) les énonciations relatives aux formalités administratives concernant l'établissement et l'authentification des actes ainsi que l'identification des officiers de l'état civil et les signatures conformément aux prescriptions de la législation de chaque État.
B) EXAMEN DES FORMULES HARMONISÉES
1. Acte de naissance
Premier volet
Nom. - La mention du nom de l'enfant non prévue dans certains États est nécessaire alors qu'en l'absence d'une telle mention, la déduction du nom de celui de ses père et mère présuppose souvent de la part du réceptionnaire la connaissance d'un droit étranger.
Date de naissance. - En ce qui concerne l'indication des dates, la recommandation adopte celle prévue déjà dans les conventions CIEC n 1, 15 et 16 qui à ce jour a donné entière satisfaction.
En conséquence, en conformité de l'article 5 de la convention n°16, les dates sont inscrites en chiffres arabes indiquant successivement le jour, le mois et l'année. Le jour et le mois sont indiqués par deux chiffres, l'année par quatre chiffres. Les neuf premiers jours du mois et les neuf premiers mois de l'année sont indiqués par des chiffres allant de 01 à 09.
Lieu de naissance. - Il incombe à la réglementation nationale de chaque États de définir ce qu'on entend par "lieu de naissance". Dans la plupart des États, ce sera le lieu effectif de la naissance, mais dans certains États il pourra s'agir du domicile ou du lieu d'origine des père et mère.
De toute façon il y aura lieu de ne pas mettre d'autres précisions telles que clinique, hôpital, hospice, prison.
Sexe. - La nécessité de la mention expresse du sexe résulte de la forme documentaire qui exclut la mention indirecte telle que : fils/fille de...
La mention du sexe se trouve également dans les formules des conventions CIEC n° 1, 15 et 16.
Deuxième volet
Ce volet contient les énonciations relatives à la filiation du nouveau-né. Elles sont limitées aux nom et prénoms du père et de la mère et couvertes par les règles de discrétion formulées dans la Convention de Rome du 4 novembre 1950 et la Recommandation de Rome du 5 septembre 1984.
Troisième volet
Ce volet est réservé aux indications particulières à certains États, telles que le lieu et le numéro du registre des familles, le numéro d'identité, certaines indications relatives aux père et mère - date et lieu de naissance, mariage, domicile - ou au déclarant, ainsi qu'à la nationalité. Les règles de discrétion énoncées dans les instruments précités s'appliquent également à ces indications.
Quatrième volet
Ce volet de nature administrative contient l'indication du lieu et de la date de l'acte, l'identification de l'officier de l'état civil compétent et les signatures.
Pour certains États l'identification de l'officier de l'état civil est indispensable pour permettre le contrôle de la légalité de l'acte.
Partie pour les mentions ultérieures
Cette partie laissée en blanc en bas des formules est prévue pour l'inscription de mentions ultérieures ou annotations. Chaque État est libre d'utiliser cette partie pour y inscrire les mentions prévues par sa législation.
Les inscriptions sont à porter chronologiquement sans renvoi à un volet de la formule originaire.
2. Acte de mariage
Premier volet
Nom après mariage. - L'indication du nom des époux après mariage, non prévue dans certains États, est pourtant nécessaire alors que les cas où ce nom ne résulte plus de l'application automatique de la loi mais de déclarations formelles des époux deviennent de plus en plus nombreux. C'est pour la même raison que la Convention 16 de la CIEC signée à Vienne le 8 septembre 1976 prévoit elle aussi dans la formule B l'indication du nom après mariage dans les extraits des actes de mariage plurilingues.
Eu égard à l'importance de ces indications, il n'est pas souhaitable de les renvoyer dans le troisième volet.
Date et lieu du mariage. - En ce qui concerne la date et le lieu du mariage il convient de se référer aux explications ci-dessus concernant l'acte de naissance.
La date et le lieu du mariage seront ceux où le consentement des époux a été reçu et non la date et le lieu où le mariage a été enregistré.
Deuxième volet
Il convient de se référer aux remarques ci-dessus relatives au deuxième volet de l'acte de naissance.
Troisième volet
Il convient de se référer aux remarques ci-dessus relatives au troisième volet de l'acte de naissance.
Quatrième volet
Date et lieu de l'enregistrement. - Il est tout d'abord opportun de retenir que la mention de la date et du lieu de l'enregistrement du mariage dans le volet quatre peut ne pas correspondre à la mention de la date et du lieu du mariage dans le premier volet.
Si en effet il y a lieu d'indiquer dans le premier volet quand et où le consentement des époux a été reçu, il convient d'indiquer dans le quatrième volet quand et où le mariage a été inscrit dans le registre. Cela peut, d'après la législation de certains États, être une date postérieure, notamment au cas où une autorité a compétence pour recevoir le consentement des époux, mais non pour inscrire le mariage dans le registre.
Identification de l'officier de l'état civil. - Il convient de se référer aux remarques ci-dessus relatives au quatrième volet de l'acte de naissance.
La législation de certains États exige que la mention de l'officier de l'état civil fasse également connaître si celui-ci a reçu le consentement des époux ou s'il s'est borné à procéder à l'enregistrement du mariage.
Eu égard à l'importance des indications relatives à l'officier de l'état civil non seulement pour les États qui règlent différemment la compétence de celui qui reçoit le consentement des époux et de celui qui procède à l'enregistrement du mariage, mais encore pour d'autres États qui doivent vérifier si l'enregistrement est intervenu à bon droit, il a été décidé de laisser les mentions nécessaires à l'identification de l'officier de l'état civil dans le quatrième volet et de ne pas les abandonner à la législation nationale.
Mentions ultérieures
Il convient de se référer aux remarques ci-dessus relatives aux mentions ultérieures dans l'acte de naissance.
3. Acte de décès
Premier volet
La mention du sexe est importante alors que le sexe du défunt est souvent déterminant et qu'il ne peut pas toujours être déduit du prénom. La formule C de la convention CIEC n° 16 prévoit également une telle mention.
La même importance doit être attachée à l'indication des nom et prénoms du conjoint que le défunt avait au moment du décès.
Date et lieu du décès. - Il convient de se référer aux explications ci-dessus relatives à la date et au lieu de naissance, étant observé qu'en ce qui concerne le lieu du décès on indiquera le lieu exact de l'événement pour autant qu'on pourra le savoir.
Deuxième à quatrième volet et mentions ultérieures
Il convient de se référer aux remarques ci-dessus relatives aux volets correspondants de l'acte de naissance.
Seul l'original français fait foi.