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Recommandation (n°4) relative à la publicité des registres et actes de l’état civil
adoptée à Rome le 5 septembre 1984
Considérant que la publicité des actes contenus dans les registres de l'état civil diffère d'un État à l'autre et qu'il est opportun d'en harmoniser la réalisation;
Considérant que la Convention de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales signée à Rome le 4 novembre 1950 dispose dans l'alinéa premier de son article 8 que toute personne a droit au respect de sa vie privée et familiale;
Considérant que les mesures prises par les États pour assurer la publicité des actes de l'état civil ne doivent pas porter atteinte au droit garanti par ces dispositions;
Recommande aux États d'appliquer dans leurs législations les principes suivants, approuvés par l'Assemblée Générale de la Commission Internationale de l'État Civil lors de sa réunion du 5 septembre 1984 :
1. Lorsque des extraits d'actes de l'état civil sont délivrés à tout requérant, ils ne doivent contenir aucune indication relative à la filiation, à la religion, aux causes de divorce, de séparation de corps, d'annulation du mariage ou du décès, ni aucune autre indication susceptible de constituer une atteinte au respect dû à la vie privée des personnes concernées.
2. Les reproductions et copies intégrales des actes de l'état civil ainsi que les extraits comportant l'une des mentions prévues au n° 1 ci-dessus ne peuvent être délivrés qu'aux autorités publiques, aux personnes qu'ils concernent ou à leurs mandataires, à leurs ascendants, descendants et héritiers, à leurs conjoints et à leurs représentants légaux ainsi qu'aux personnes justifiant d'un intérêt légitime spécialement autorisées par l'autorité compétente.
3. La consultation directe des registres de l'état civil n'est permise qu'aux autorités publiques déterminées par la loi ou, dans des cas exceptionnels, avec l'autorisation expresse de l'autorité judiciaire ou de l'autorité chargée du contrôle de l'état civil.
4. Un recours juridictionnel doit être ouvert aux personnes auxquelles la délivrance d'une reproduction, d'une copie ou d'un extrait a été refusée.
5. Les actes doivent, autant que possible, être établis sur des formules permettant leur reproduction partielle.
6. La présente recommandation ne s'applique ni aux actes ni aux registres datant de plus de cent ans.
RAPPORT EXPLICATIF
I. GÉNÉRALITÉS ET PRÉAMBULE
L'objet principal de la recommandation tend à éviter que la publicité des registres et des actes de l'état civil ne porte atteinte au respect de la vie privée et familiale auquel toute personne a droit en vertu de l'article 8, alinéa premier, de la Convention de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales signée à Rome le 4 novembre 1950 sans pourtant restreindre cette publicité outre mesure eu égard au caractère de service public de l'état civil.
Les États membres de la CIEC, tous signataires de la Convention de Rome, ont un grand intérêt à en voir appliquer la disposition de l'article 8, alinéa premier précité, à la publicité en matière d'état civil et à la voir réglementée de façon uniforme.
C'est dans ce but que la CIEC a cru devoir établir un ensemble de directives qui puisse orienter les États membres et même les États non-membres afin que dans leurs législations internes les États prennent en considération les restrictions à la publicité des registres et des actes de l'état civil découlant de l'obligation de sauvegarder le respect dû à la vie privée et familiale.
Bien que tous les États membres de la CIEC partagent l'esprit de la Convention de Rome, leurs législations diffèrent pourtant en ce qui concerne les principes et la technique juridique applicables à leurs services de l'état civil respectifs.
Lesdits États, en effet, se réclament de deux systèmes différents, pour les uns tels que les Pays-Bas et en général les pays de droit napoléonien, la publicité est la règle - des restrictions à cette publicité ne sont intervenues qu'ultérieurement et toujours à titre d'exceptions - pour les autres, tels que l'Autriche, la publicité n'existe pas et les cas où il est possible de prendre connaissance d'un acte de l'état civil sont limitativement prévus. Ceci est d'ailleurs lié au contenu différent des actes dans ces divers État
Voilà pourquoi il n'a pas été possible d'élaborer une convention en matière de publicité, mais plutôt une recommandation devant permettre aux différents États d'orienter leurs réformes législatives en la matière dans le sens de cette recommandation et d'atteindre ainsi un rapprochement progressif de leurs législations dans une matière dont l'importance n'est pas à nier. En préconisant l'uniformisation des différents systèmes de publicité en matière d'état civil, la recommandation est dans la même ligne que d'autres travaux de la CIEC visant à atteindre un minimum d'harmonisation des actes de l'état civil. En cela elle remplit sa mission consistant à favoriser la fonction essentiellement pratique de l'état civil, surtout à l'égard des personnes de différentes nationalités.
II. COMMENTAIRE DES ARTICLES
Article 1er
Un premier niveau de publicité des actes de l'état civil est assuré par des extraits ne contenant pas de renseignements qu'on pourrait qualifier de réservés, à savoir des indications relatives à la filiation, à la religion, aux causes de divorce, de séparation de corps et d'annulation du mariage ou du décès, enfin toute autre indication susceptible de constituer une violation du secret de la vie privée des personnes concernées.
Il est en effet admis qu'en ce qui concerne les indications contenues dans les actes de l'état civil et relatives aux nom, prénoms, dates des événements d'état civil - naissance, mariage, décès - des intéressés, celles-ci ne doivent en règle générale pas être protégées. Elles sont pour ainsi dire dans le domaine public et leur diffusion ne saurait en conséquence être soumise à des restrictions.
Pour ce qui est des termes "atteinte au respect dû au secret de la vie privée", il appartient à chaque État d'en déterminer le contenu afin de rester d'un côté dans l'esprit de la recommandation tout en respectant de l'autre l'article 8 premier alinéa de la Convention de Rome.
Article 2
La publicité intégrale des actes de l'état civil ainsi que la publicité même partielle d'actes contenant les renseignements dits réservés ne sont reconnues qu'aux autorités publiques, aux personnes concernées, à leurs ascendants, descendants, héritiers, conjoints, représentants légaux ou mandataires. Cette énumération a bien entendu un caractère limitatif maximal pour les États, de sorte que chaque État conserve la faculté de déterminer dans sa législation interne celles de ces personnes et sous quelles conditions celles-ci ont la faculté d'obtenir communication intégrale des données dites réservées.
L'établissement de la liste des personnes ayant droit à la publicité des renseignements dits réservés peut par ailleurs aboutir à une interprétation plus ou moins large selon le sens donné par chaque législation aux termes employés, notamment aux termes de "personne concernée". Ainsi, par exemple, appliqués à l'acte de naissance, ils peuvent se référer au seul nouveau-né, mais aussi, s'ils y figurent, au déclarant ou à d'autres membres de la famille. Cette flexibilité permet d'adapter l'interprétation de l'article 2 au système juridique de chaque pays tout en respectant l'orientation générale.
Il importe encore de souligner que le texte permet la délivrance de ces extraits à toute personne justifiant d'un intérêt légitime et avec l'autorisation de l'autorité compétente.
Article 3
La publicité par consultation des actes des registres de l'état civil doit être envisagée comme présentant de graves dangers de détérioration, de lacération ou de falsification desdits registres. Comme il en résulte la nécessité d'une surveillance spéciale de la part des officiers de l'état civil lors de la consultation directe, il convient de restreindre cette sorte de publicité notamment au profit des particuliers et de la limiter à des cas exceptionnels dont la réglementation est abandonnée aux législations nationales des divers États. Cette consultation doit toujours être subordonnée à l'autorisation expresse de l'autorité judiciaire ou de l'autorité chargée du contrôle de l'état civil.
Pour ce qui est de la consultation par les autorités publiques, elle n'est permise que dans les cas expressément prévus par la législation interne de chaque État.
Article 4
Les différents systèmes de publicité doivent d'un côté respecter les limites imposées par la présente recommandation à la publicité des actes de l'état civil, de l'autre ils n'en doivent pas moins garantir cette publicité alors que tout un chacun peut avoir un intérêt légitime à connaître l'état civil d'une personne.
C'est pourquoi dans tous les cas de refus par les autorités chargées dans chaque pays du service de l'état civil d'un renseignement d'état civil donné, un recours doit être ouvert au requérant pour qu'il puisse être statué sur le bien-fondé de sa demande. De cette façon la conformité de la publicité avec la réglementation y relative basée sur les principes formulés dans la recommandation est assur
Article 5
Cet article se réfère aux modifications que les nouvelles techniques telles que la reprographie, l'électronique et d'autres pouvant encore être inventées à l'avenir introduisent dans le mécanisme de la délivrance matérielle des extraits. Très souvent - et tel est le cas notamment pour la photocopie - ces techniques simplifient cette délivrance, mais elles rendent la non-reproduction des renseignements dits réservés très difficile tout comme elles ne permettent guère les copies partielles. C'est eu égard à ces considérations que l'article 5 relève l'importance dans les divers systèmes de publicité de la configuration des actes, ayant notamment en vue des actes de l'état civil composés de plusieurs volets contenant le premier les données accessibles à tout le monde, le second les renseignements dits réservés et un troisième les données d'ordre interne variables d'un pays à l'autre. Cet aspect de l'aménagement matériel des actes de l'état civil est en étroite liaison avec la notion d'harmonisation des actes de l'état civil dans tous les pays membres de la CIEC qui est également à l'étude au sein de celle-ci.
Article 6
Si dans cet article il est dit que la recommandation ne s'applique ni aux actes ni aux registres datant de plus de cent ans, c'est que dans nombre d'États ceux-ci ne sont plus détenus par les officiers de l'état civil qui les ont rédigés ou leurs autorités tutélaires, mais sont déposés dans les archives respectives des États. Leur consultation ne relève donc plus de leurs rédacteurs originaires, mais plutôt des autorités dont dépendent les archives et d'après la réglementation propre à celles-ci, laquelle en général prévoit à son tour une protection spéciale des actes entrant en ligne de compte.
III. CHAMP D'APPLICATION DE LA RECOMMANDATION
Il importe de faire ressortir qu'au-delà du champ d'application propre à cette recommandation et de la flexibilité qu'elle permet, chaque État a la faculté d'étendre dans sa législation interne le domaine de la protection de la vie privée et familiale selon ses principes et son système de publicité. Ainsi pourrait-on prendre en considération l'âge des personnes concernées et protéger par exemple la vie privée des personnes âgées de plus de cent ans, protection que l'article 2 n'envisage pas.
Seul l'original français fait foi.