Convention CIEC n°34 - Rapport Explicatif

RAPPORT EXPLICATIF

adopté par l'Assemblée Générale de Luxembourg le 8 septembre 1967

I. Introduction

1. Une personne est fréquemment tenue de justifier de son état civil lorsqu‘elle réside ou se rend dans un pays autre que son pays de naissance ou celui où des événements d’état civil modifiant son statut personnel ou familial se sont produits, et elle doit, pour ce faire, non seulement présenter des documents du pays d’origine, mais aussi, souvent, les faire légaliser ou apostiller et en fournir une traduction établie par un traducteur assermenté. C'est pour faciliter cette preuve de l’état civil dans un pays étranger que, depuis plus de soixante ans, la CIEC a élaboré divers instruments qui prévoient la délivrance de documents internationaux plurilingues qui suppriment la nécessité de traduction et qui sont dispensés de légalisation ou de toute formalité équivalente. Ce faisant, la CIEC atteint deux objectifs : elle facilite la vie et les démarches administratives du citoyen, en lui évitant des délais et des frais, et elle remplit sa mission visant à favoriser la coopération internationale en matière d'état civil énoncée dans son Règlement.

II. Historique

Le premier instrument de la CIEC dans ce domaine était la Convention relative à la délivrance de certains extraits d'actes de l'état civil destinés à l'étranger, signée à Paris le 27 septembre 1956 (la Convention n° 1). Elle disposait que les extraits des actes de l'état civil constatant la naissance, le mariage ou le décès pourraient, lorsque leur utilisation aurait nécessité une traduction dans le pays où ils sont réclamés, être établis conformément aux dispositions de la Convention (et notamment dans les sept langues qui y sont citées) et aux modèles annexés à la Convention. Les extraits ainsi établis étaient acceptés sans légalisation et traduction dans chacun des États contractants.

Il a paru nécessaire à la CIEC de modifier la Convention n° 1 en raison, d'une part, de l'adhésion de nouveaux membres à la CIEC et de la Yougoslavie à la Convention, ce qui impliquait l'utilisation de langues additionnelles aux sept déjà utilisées, et, d'autre part, de l'opportunité de mettre les modèles en harmonie avec ceux du livret de famille international, créé par la Convention de la CIEC signée à Paris le 12 septembre 1974 (la Convention n° 15). L'importance des modifications a conduit à l'élaboration d'une nouvelle Convention, à savoir la Convention relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, signée à Vienne le 8 septembre 1976 (la Convention n° 16). Le succès rencontré auprès des États atteste de l’utilité manifeste de ce nouvel instrument: en vigueur entre 22 États à la date du 5 juin 2013, date d’adhésion de la Roumanie, c’est la Convention de la CIEC qui a recueilli le plus grand nombre de ratifications.

Les Conventions nos 1 et 16 régissent toutes les deux la délivrance d'extraits des actes de l'état civil constatant la naissance, le mariage ou le décès. Toutefois, alors que la Convention n° 1 prévoyait une simple faculté de délivrer un extrait plurilingue lorsque l'utilisation d'un extrait rédigé en une seule langue aurait nécessité une traduction, la Convention n° 16 prévoit, dans ce cas mais aussi quand une partie le demande, une obligation de délivrer un extrait plurilingue. Les États membres ont estimé que cette modification répondait à l'intérêt des parties, qui ne devait pas être laissé à l'appréciation de l'autorité détentrice de l’acte.

La Convention n° 16 contient des dispositions détaillées sur les langues qui sont à utiliser dans les extraits plurilingues. Le modèle plurilingue, qui permet la compréhension par les autorités étrangères, est basé sur un système de cases numérotées, au recto et au verso des extraits, grâce auxquelles on retrouve facilement la traduction des énonciations invariables et la signification des symboles dans la langue ou l'une des langues officielles de la plupart des États membres de la CIEC et des États contractants.

La Convention n° 16, destinée à remplacer la Convention n° 1, prévoit que celle-ci cesse d'être applicable entre les États à l'égard desquels la Convention n° 16 est entrée en vigueur. Dès le 18 juillet 1997, date d’entrée en vigueur de la Convention n° 16 à l’égard de l’Allemagne, la Convention n° 1 ne restait en vigueur à l'égard d'aucun État. On peut toutefois s’étonner que certains États continuent à utiliser les extraits de la Convention n° 1 dans leurs relations avec certains États tiers, sur la demande de ces derniers, en particulier parce qu’ils comportaient des indications plus précises.

Pour compléter cet aperçu historique, il convient de mentionner encore d’autres développements qui ont conduit progressivement la CIEC à élaborer une troisième Convention relative à la délivrance d’extraits internationaux d’actes de l’état civil.

Le premier motif est lié au succès remporté par la Convention n° 16 : le nombre d’États parties à la Convention de 1976 a entraîné la nécessité d'ajouter dans les modèles plurilingues des traductions pré-imprimées dans d’autres langues mais, compte tenu de la rédaction et de la mise en page prescrites par la Convention, il s’est avéré impossible de procéder à de tels ajouts. C’est ainsi qu'il a fallu imaginer un nouveau système, permettant à la fois de contourner les difficultés matérielles dues au nombre de langues à faire figurer dans les extraits internationaux mais aussi de préserver un des atouts majeurs de ces documents, à savoir leur compréhension directe à l’étranger. L’idée est alors née de recenser toutes les énonciations figurant dans les documents internationaux, de les regrouper dans un lexique et d’affecter à chacune d’entre elles un code chiffré, ce code étant ensuite utilisé pour trouver la traduction dans les différentes langues. Cette idée s'est concrétisée par l'élaboration de la Convention relative au codage des énonciations figurant dans les documents d'état civil, signée à Bruxelles le 6 septembre 1995 (la Convention n° 25). Les États parties à cette Convention s'engagent à pourvoir toutes les énonciations qui figurent dans les documents établis en application, notamment, des Convention nos 1 et 16, d’un code conformément à la liste annexée à la Convention n° 25. Le système du codage a en outre été développé pour prendre en considération l’utilisation croissante des outils informatiques et des nouvelles technologies dans les services de l’état civil ; il permet de faciliter l’exploitation des données et de produire, facilement et par voie automatisée, la traduction des extraits dans la langue de l’État où ils sont présentés. Conçu pour remplacer les traductions pré-imprimées des modèles existants, le système du codage devait se substituer au système du multilinguisme et permettre qu'un document dûment codé puisse être présenté à un officier de l'état civil dans un autre État. C’est ce qui a été réalisé dans les modèles annexés à plusieurs Conventions CIEC adoptées après 1995, mais dans ce nouvel instrument, les États ont néanmoins souhaité combiner les deux systèmes, à savoir : munir les énonciations qui figurent dans les nouveaux modèles d’un code, qui renvoie à des traductions au verso.

Parmi les autres raisons, il convient de citer les travaux qui concernent l’informatisation et l’utilisation des nouvelles technologies, qui ont, notamment, mené à la création par la CIEC de sa Plateforme de communication internationale de données d'état civil par voie électronique. Pour prendre en compte l'informatisation progressive des services de l'état civil, et dans la suite logique du système du codage créé par la Convention n° 25, la CIEC a été conduite à entreprendre des travaux visant à permettre l'utilisation des nouvelles technologies dans les échanges internationaux mis en œuvre par ses conventions, y compris les Conventions nos 1 et 16. Dès 2001, la CIEC avait élaboré la Convention n° 30 relative à la communication internationale par voie électronique, mettant à la disposition des États parties aux Conventions pertinentes un cadre juridique leur permettant de bénéficier des avancées technologiques pour leur application. La Convention signée à Athènes le 17 septembre 2001 n'est cependant pas entrée en vigueur, faute de ratifications, notamment parce que les développements technologiques dans les divers pays n'étaient pas assez avancés. C'est ainsi que la CIEC a été amenée à créer la « Plateforme CIEC » qui fournit aux États l’outil technique leur permettant de mettre en œuvre les échanges dématérialisés pour l’application de Conventions CIEC qu’ils ont ratifiées et à élaborer un nouvel instrument précisant le cadre juridique pour son utilisation. L’utilisation de la Plateforme CIEC permet de remplacer l’envoi d’un document d'état civil sur papier par un document informatique et d'utiliser, comme outil de transmission, la voie électronique au lieu de la voie postale, fournissant ainsi aux États un outil sécurisé pour la mise en œuvre de leurs obligations internationales découlant des conventions de la CIEC. Ainsi qu'il sera expliqué ci-après, les nouveaux modèles d'extraits et certificats ont été élaborés en ayant constamment à l’esprit leur utilisation future, en particulier leur exploitation informatique et leur transmission électronique par la Plateforme CIEC. La Convention de la CIEC sur l'utilisation de la Plateforme de la Commission Internationale de l'État Civil de communication internationale de données d'état civil par voie électronique (la Convention n° 33) a été signée à Rome le 19 septembre 2012.

III. La présente Convention

A. Motifs de la révision de la Convention n° 16

Outre les développements précités, d’autres raisons ont conduit la CIEC à réviser sa Convention n° 16, à savoir :

a) Nécessité d’adaptation aux nouvelles dispositions légales : la Convention n° 16 ainsi que les modèles d'extraits dont elle prévoit la délivrance n'étaient plus adaptés à l'évolution du droit de la famille intervenue depuis la signature de la Convention en 1976; ainsi, par exemple, l'introduction du mariage entre des personnes de même sexe et des partenariats enregistrés dans des pays toujours plus nombreux ne permettait plus à la Convention de remplir pleinement son objectif car les extraits internationaux ne pouvaient plus être délivrés à un nombre croissant de personnes, les privant ainsi d’un droit accordé à d’autres et les obligeant à présenter aux autorités étrangères des documents nationaux soumis à traduction et légalisation ou apostille ;

b) Nécessité d’adaptation aux nouvelles technologies : l’utilisation de l’informatique et des nouvelles technologies dans la gestion des services de l’état civil et les méthodes de travail des officiers de l’état civil se développant au niveau national ou local dans les États, il fallait en tirer les conséquences au niveau de la coopération internationale, prendre en considération l'existence de la Plateforme CIEC et développer des modèles plus adaptés;

c) Souhait d'étendre la portée de la Convention n° 16 : outre la naissance, le mariage et le décès, il convenait d’élargir le champ d’application de la convention afin de faciliter la preuve d'autres événements personnels et familiaux, comme la reconnaissance d'un enfant et, comme indiqué supra, le partenariat enregistré;

d) Souhait de compléter et d’améliorer les modèles de la Convention n° 16 : en vue d’harmoniser l’application de la Convention et d’éviter des divergences dans la délivrance des extraits, il convenait de préciser le contenu des modèles de manière à ce que les États y trouvent les énonciations qui leur étaient utiles et indispensables, mais aussi que ces énonciations soient rédigées dans un libellé acceptable par tous ;

e) Souhait de lutter contre la fraude documentaire et la circulation de documents inexacts : pour tenir compte du phénomène croissant de documents d’état civil falsifiés ou erronés auxquels les autorités sont confrontées dans tous les pays, il a été mis en place un mécanisme de contrôle, pouvant porter tant sur la forme du document que son contenu, en introduisant une procédure de vérification, qui n’existait pas dans la Convention n° 16.

B. Forme de la révision

Dans un premier temps, il avait été envisagé de réviser la Convention n° 16 en rédigeant un protocole additionnel, mais l’étendue des modifications à effectuer a finalement conduit les États à écarter cette solution et à lui préférer l’élaboration d’une nouvelle convention, qui présente en outre l'avantage d'une possibilité de mise à jour plus structurée.

C. Aperçu de la Convention

Après avoir précisé son champ d'application, à savoir la délivrance d'extraits des actes de l'état civil ou des certificats constatant la naissance, la reconnaissance d'un enfant, le mariage, le partenariat enregistré et le décès (article 1), la Convention indique les conditions de délivrance de ces documents et les personnes ou autorités habilitées à les obtenir (article 2). L'article 3 énonce la manière dont les extraits et certificats sont établis et prescrit l'utilisation des modèles CIEC figurant à l'annexe 1. L’article 4 précise les obligations que les États doivent accomplir avant le dépôt d’un instrument de ratification, d’acceptation, d’approbation ou d’adhésion à la Convention ou la déclaration d’application provisoire. L'article 5 précise la force probante des extraits et certificats ; ils sont acceptés sans légalisation, mais une possibilité de contrôle de l'authenticité ou du contenu est prévue. La Convention est ouverte à tout État, mais l'adhésion par un État non membre de la CIEC n'a d'effet que dans les rapports entre celui-ci et l'État contractant qui ne soulève pas d'objection à son encontre (articles 8, 9 et 10). Le texte traite aussi de la procédure à suivre pour devenir partie à la Convention (articles 8 et 9), de son entrée en vigueur (article 12), de la faculté d'émettre certaines réserves (article 11) ou d'appliquer la Convention à titre provisoire avant l’entrée en vigueur de cette dernière à l’égard de l’État qui a fait la déclaration d’application provisoire (article 13), d'une procédure de modification des annexes (article 15) et du rapport entre la Convention et certaines conventions antérieures de la CIEC (articles 17 et 18).

IV. Commentaire du préambule et des articles de la Convention

Préambule

La première partie du préambule énumère les autres conventions de la CIEC qui ont un rapport avec la présente Convention et ont conduit à son élaboration. La deuxième partie met l'accent sur le but principal poursuivi par la CIEC, à savoir, d’une part, favoriser la circulation internationale de documents de l'état civil en vue de simplifier les démarches des personnes qui ont à justifier leur état personnel et familial auprès d’une autorité étrangère et, d’autre part, faciliter la tâche des autorités. Le préambule rappelle que cette facilitation repose sur la confiance mutuelle entre les États contractants.

Article 1er - Champ d’application

L'article 1er définit le champ d'application. La Convention s’applique aux événements couverts par la Convention n° 16 et prévoit la délivrance des extraits des actes de l'état civil constatant la naissance, le mariage et le décès, mais elle en étend le champ d’application : elle prend en considération les conséquences de l’introduction du mariage de personnes de même sexe et des nouvelles formes de parentalité ; elle couvre également d’autres événements et prévoit la délivrance d’un extrait de l’acte de reconnaissance d’un enfant et de documents relatifs au partenariat enregistré.

L’article 1er précise en outre que les extraits et certificats concernés seront plurilingues, comme ceux de la Convention n° 16, mais également codés pour tenir compte du système du codage mis en œuvre par la CIEC par l’adoption de la Convention n° 25 du 6 septembre 1995.

Le paragraphe 1 ajoute aux extraits prévus par la Convention n° 16 les extraits des actes constatant la reconnaissance d'un enfant. Pour tenir compte des États où la reconnaissance ne fait pas l’objet d’un acte spécifique de l’état civil il avait été envisagé, dans un premier temps, d’élaborer un seul modèle servant d’extrait d’acte de reconnaissance mais aussi de certificat attestant de cette dernière ; cette solution n’a finalement pas été retenue au motif que la reconnaissance d’un enfant était dans tous les cas mentionnée sur son acte de naissance et que la délivrance d’un extrait de cet acte serait alors suffisante.

Le paragraphe 1 ajoute également aux extraits prévus par la Convention n° 16 les extraits des actes constatant le partenariat enregistré. Le paragraphe 2 prend en considération le fait que, dans certains États, l'enregistrement d'un partenariat ou d'une institution analogue n’est pas effectué par un officier de l’état civil et ne donne pas lieu à l’établissement d’un acte de l'état civil, mais fait l’objet d’une autre procédure, par exemple, par une inscription par une autre autorité ou dans un autre registre public tel un registre de la population ou par un acte notarié. Dans ces cas, l'autorité compétente n’étant pas en mesure de délivrer un extrait d'un acte de l'état civil, elle délivrera un certificat pour attester l'enregistrement d’un partenariat. Le modèle 4 de l’annexe 1, contrairement au modèle 2 extrait de l’acte de reconnaissance, a été conçu pour permettre la délivrance d’un seul document dans les deux hypothèses, soit un extrait d’acte, soit un certificat.

La Convention ne précise pas l’autorité qui est compétente pour délivrer les extraits, mais il est clair que, à l’exception du certificat attestant l’enregistrement d’un partenariat (une des hypothèses du modèle 4), cette dernière ne pourra être que l’autorité qui détient le registre à partir duquel un extrait est délivré. La délivrance par les autorités consulaires qui ont des fonctions d’état civil n’a pas été spécifiquement mentionnée non plus, contrairement à certaines autres Conventions de la CIEC. L’article 5 de la Convention de Vienne sur les relations consulaires, du 24 avril 1963, permet en principe d’habiliter les autorités consulaires à délivrer ces documents tant que l’État d’accueil ne s’y oppose pas. La présente Convention ne l’interdit pas, mais une telle délivrance dépend évidemment du système mis en place par les divers États, et notamment s’ils ont prévu une mise à jour des registres consulaires au même titre que les registres détenus par les communes ou si les consulats ont accès au système national centralisé. Il est fort probable que davantage d’officiers de l’état civil consulaires seront à l’avenir amenés à délivrer les extraits couverts par la Convention, au fur et à mesure des évolutions informatiques qui se développeront dans les États.

Article 2 - Délivrance des extraits et certificats

L'article 2 traite de la délivrance des extraits et certificats. Le paragraphe 1 reprend les dispositions du premier paragraphe de l’article 1 de la Convention n° 16, et en particulier la disposition que cette dernière avait introduite d’une obligation de délivrance en cas de demande formulée par une personne, et non d’une simple faculté comme le prévoyait la Convention de 1956. Cette demande sera faite le plus souvent lorsqu'un extrait ou certificat d’état civil doit être produit à l'étranger et que son utilisation aurait nécessité une traduction et/ou une légalisation ou apostille, mais rien n’empêche que l'extrait ou le certificat puisse être demandé pour d'autres motifs que ceux où leur délivrance est obligatoire, ni même qu’il soit utilisé dans ce même État. Afin de pouvoir remplir au mieux cette obligation, il a été estimé que l'officier de l'état civil devrait informer les intéressés de l'existence des extraits et certificats internationaux.

Le paragraphe 2 de l’article 2 reprend le paragraphe 2 de l’article 1 de la Convention n° 16 en l’étendant, puisque, outre la délivrance à des personnes, il prévoit explicitement la délivrance à des autorités. Ainsi, chaque personne intéressée ou une autorité compétente peut demander un extrait ou certificat, dès lors que, selon le droit interne de l’État de délivrance, le requérant a qualité pour obtenir une copie littérale de l’acte ou du document constatant le partenariat enregistré. Cette condition, qui se trouve déjà dans les Conventions nos 1 et 16, reflète l'obligation des États contractants de prendre des mesures pour assurer que la publicité des actes de l'état civil ne porte pas atteinte au droit au respect de la vie privée et familiale des personnes. La Recommandation de la CIEC relative à la publicité des registres et des actes de l'état civil, adoptée par l'Assemblée Générale de Rome le 5 septembre 1984 (la Recommandation n° 4), contient des principes à ce sujet. Pendant les discussions, il a été rappelé que l’extrait international n’étant délivré qu’aux personnes qui ont qualité pour obtenir des expéditions littérales, il devrait, chaque fois que les circonstances le permettent, dispenser de la production de copies intégrales ou de documents complémentaires. Voir aussi infra, le commentaire des annexes (§ 49-70).

Article 3 – Établissement des extraits et certificats

L'article 3 concerne l'établissement des extraits et certificats. Le paragraphe 1 reprend l’article 2 de la Convention n° 16 et prévoit que les extraits et certificats qui seront établis indiquent l’état de la personne au moment de la délivrance du document, à savoir intégrant les modifications éventuelles survenues depuis l’établissement de l’acte d’origine. Il pourra être tenu compte d’éléments qui ne figurent pas dans l’acte mais peuvent facilement se déduire de l’application de la loi et d’autres règles de droit. Voir aussi infra, le commentaire des modèles (§ 49-66).

Les paragraphes 2 et 3 opèrent une certaine restructuration par rapport à la Convention n° 16, dans le sens où les dispositions détaillées qui y étaient énoncées pour l’établissement des extraits, et qui avaient en partie contribué à écarter la solution visant à rédiger un protocole additionnel, sont désormais renvoyées dans des annexes à la Convention, à l’instar de ce qui a été fait dans les Conventions plus récentes de la CIEC. C’est ainsi que, outre les modèles d'extraits ou de certificats qui sont repris dans l’annexe 1, on retrouve à l’annexe 2 la liste des énonciations invariables qui apparaissent dans les modèles de l’annexe 1, avec le code numérique affecté à chacune, et à l’annexe 3 les règles qui sont applicables pour leur établissement. La relégation de ces précisions dans des annexes plutôt que leur insertion dans le texte même de la Convention présente l’avantage d’en permettre la modification moyennant la procédure simplifiée prévue à l'article 15.

On notera que l’article 3 ne reprend pas les dispositions de l'article 3 de la Convention n° 16 qui prévoyaient pour les États la faculté de compléter les modèles par des cases et des symboles et d’y adjoindre une case destinée à recevoir un numéro d'identification, ces dispositions étant devenues superflues avec les nouveaux modèles et l’introduction de la procédure prévue à l'article 15. Comme ces facultés d’ajout de la Convention n° 16 entraînaient que les extraits pouvaient diverger selon l’État de délivrance, une harmonisation plus grande a été recherchée afin d’éviter l’ajout par certains États de cases qui leur étaient propres. Pour que les modèles délivrés par tous les États contractants ne divergent pas quant à leur contenu, une attention particulière a ainsi été portée, pendant la confection des modèles, aux énonciations qui devraient y figurer. Les modèles ont, de ce fait, été considérablement complétés pour tenir compte des besoins de chacun, et ils contiennent des cases supplémentaires permettant, en cas de besoin, d’y inscrire davantage de données, dont le numéro personnel d'identification.

Article 4 – Dépôt des traductions et liste des symboles

Le paragraphe 2 de l'article 4 est une innovation par rapport à la Convention n° 16. Son objet est de permettre une application plus efficace de la présente Convention, en essayant d’éviter des malentendus dus en particulier à la méconnaissance des dispositions en vigueur dans les États étrangers s’agissant de la mise à jour des actes. Dans un grand nombre de pays, mais pas dans tous, les actes de l’état civil sont mis à jour par l’apposition de mentions ultérieures qui sont ajoutées dans un acte lorsqu’un événement d'état civil est survenu après l’établissement de l'acte d’origine, en vue de compléter ou de modifier ce dernier. Cette actualisation des actes d’origine par l’ajout de mentions ultérieures, qui peuvent, selon le cas, être inscrites en marge de l’acte ou à sa suite, est variable selon les pays, puisque les uns inscrivent certaines catégories de mentions sur certains actes seulement (par exemple, les mentions relatives à la filiation et au nom sur l’acte de naissance, mais les mentions relatives à la dissolution du mariage sur l’acte de mariage) alors que d’autres répercutent, en outre, toutes les catégories de mentions sur un acte central qui est l’acte de naissance. Ainsi, dans certains pays comme la France ou l’Italie, par exemple, tout événement ultérieur affectant l’état d’une personne fait l'objet d'une mention ultérieure sur l’acte concerné (en particulier, le divorce sur l’acte de mariage) mais aussi en marge de l'acte de naissance de l’intéressé. Dans d'autres pays, tel n'est pas le cas. Aux Pays-Bas, par exemple, le mariage ultérieur de l'intéressé est inscrit dans le registre de population mais ne fait pas l'objet d'une mention sur son acte de naissance. L’annexe 4 de la Convention doit permettre de savoir quelles mentions ultérieures les États contractants portent dans leurs différents actes, afin que l’autorité étrangère à qui le document sera présenté soit en mesure d’interpréter au mieux les symboles qui seront inscrits dans les cases « Autres énonciations » des modèles 1, 3 et 4 de l’annexe 1 de la Convention et ne tire pas de conclusion erronée en cas d’absence de l’un des symboles qu’elle-même aurait été amenée à inscrire. En se référant au tableau figurant à l'annexe 4 de la Convention l'utilisateur de l'extrait de l'acte ou du certificat saura que l'absence d'une mention d'un mariage ne veut pas nécessairement dire que l'intéressé est célibataire. Pour être utile et efficace, l’annexe doit évidemment être actualisée chaque fois qu’un État apporte une modification à la liste de ses mentions.

L’article 4, paragraphe 1, introduit dans le mécanisme relatif aux traductions et à leur communication des modifications de plusieurs ordres. Il prévoit tout d’abord que les États déposent la traduction des annexes 2 et 3, qui reprennent respectivement la liste des énonciations et des symboles qui sont pré-imprimés dans les modèles et les règles qui sont applicables à leur établissement, et que ces traductions, ainsi que leurs modifications ultérieures, seront adoptées par le Bureau de la CIEC. Il prévoit ensuite que les traductions prescrites soient déposées auprès du Secrétaire Général de la CIEC, et non plus auprès du dépositaire suisse, notamment afin de faciliter la tâche de ce dernier. Enfin, il prévoit encore que la communication des traductions prescrites intervienne avant qu’un État dépose l’instrument de ratification, d’acceptation, d’approbation ou d’adhésion ou fasse une déclaration d'application provisoire. Ce dépôt effectué au préalable doit garantir l'applicabilité de la Convention dès son entrée en vigueur ou dès la prise d'effet de ladite déclaration et permettre une plus grande harmonisation dans l’application de la Convention. L'accomplissement de cette obligation fera l'objet d'une attestation qui doit, conformément aux articles 8, 9 et 13, accompagner l'instrument de ratification, d'acceptation, d'approbation ou d'adhésion ou la déclaration d'application provisoire lors de son dépôt auprès du dépositaire.

L'article 4 concerne l’obligation pour les États de déposer diverses traductions. Cette obligation était déjà inscrite dans la Convention n° 16, puisque son article 6 dispose qu’un État communique, au Conseil fédéral suisse, « lors du dépôt de son acte d’adhésion, la traduction dans sa ou ses langues officielles des formules invariables et de la signification des symboles ». L’article 6 précité précisait également d’autres modalités pratiques à respecter lors de l’établissement des extraits, en particulier celle de faire figurer un résumé de plusieurs articles. La présente Convention contient cette obligation de communiquer les traductions, en la précisant pour tenir compte des difficultés rencontrées dans son application concrète, et reprend, notamment dans son annexe 3, les modalités précitées sous une forme plus structurée. Voir aussi, infra, le commentaire des annexes (§ 49-70).

Article 5 – Force probante des extraits et certificats

L’article 5 sur la force probante reprend, avec quelques modifications de style, le contenu de l'article 8 de la Convention n° 16. Il prévoit que les extraits et certificats délivrés en application de la présente Convention ont la même force probante que les extraits d'actes et certificats délivrés conformément aux règles de droit interne de l'État de délivrance (paragraphe 1) et qu’ils sont acceptés sans légalisation ou formalité équivalente comme l'apostille (paragraphe 2). Cette dernière disposition libérale a cependant été assortie d’une possibilité de contrôle insérée dans le 3ème paragraphe.

Le paragraphe 3 de l'article 5 introduit, dans le but de combattre la fraude, une procédure de vérification qui n'était pas prévue par la Convention n° 16. La clause a été inspirée par les articles 3 à 5 de la Convention de la CIEC portant dispense de légalisation pour certains actes et documents, signée à Athènes le 15 septembre 1977 (la Convention n° 17), mais le paragraphe 3 de l'article 5 de la présente Convention permet de demander outre la vérification de l'authenticité de l'acte également la vérification de son contenu. Les auteurs de la Convention vont ainsi au-delà de la légalisation, celle-ci ne portant que sur la forme d’un document et pas sur l'exactitude du contenu de celui-ci. L'utilisation de la procédure de vérification est, cependant, limitée au cas où il existe un doute grave.

Les demandes de vérification sont adressées directement à l'autorité de délivrance, sans passer par une autorité intermédiaire ou par la voie hiérarchique. La même règle s'applique aux réponses.

On précisera encore que la question de la durée de validité des documents délivrés en application de la Convention a été examinée, mais qu’il a été décidé de ne pas la préciser, d’autant que les positions et les dispositions des États peuvent être variables à cet égard. Les extraits font en principe toujours foi des faits qu’ils énoncent, sous réserve des mentions ultérieures qui pourraient éventuellement affecter leur validité, mais il est toujours loisible aux autorités de demander un document délivré plus récemment en fonction du but dans lequel il est requis.

Article 6 – Perception de redevances

L'article 6 reprend, avec quelques modifications de style, le contenu de l'article 9 de la Convention n° 16. Il prévoit que les extraits et certificats délivrés en application de la Convention ne peuvent donner lieu à la perception d'une redevance plus élevée que celle perçue pour des extraits ou certificats établis conformément aux règles de droit interne de l'État de délivrance. C’est déjà ce que prévoyait la Convention n° 16 qui n’avait pu prescrire la gratuité, mais seulement la recommander comme cela ressort de son rapport explicatif. L’article ne modifie en rien les dispositions des accords internationaux relatifs à la délivrance gratuite en la matière, tel la Convention de la CIEC relative à la délivrance gratuite et à la dispense de légalisation des expéditions d'actes de l'état civil, signée à Luxembourg le 26 septembre 1957 (la Convention n° 2).

L'article 6 n'affecte pas non plus l'article 3, paragraphe 5, de la Convention n° 33 de la CIEC qui stipule qu'en cas de délivrance d'un extrait d'acte ou un certificat via la Plateforme de la CIEC, seule l'autorité qui remet l'extrait ou le certificat au particulier peut percevoir une redevance.

Article 7 - Obtention de copies littérales

L'article 7, qui reprend le contenu de l'article 10 de la Convention n° 16, dispose que la Convention ne fait obstacle ni à l'obtention de copies littérales d'actes ni à la délivrance d'autres documents d'état civil, par exemple des documents établis selon le droit national.

Article 8 – Signature, ratification, acceptation et approbation

L'article 8 reprend une clause habituelle concernant la signature, la ratification, l'acceptation et l'approbation de la Convention. Le paragraphe 1 précise que la signature de la Convention est réservée aux seuls États membres. Le paragraphe 2 rappelle l’obligation instaurée à l’article 4 en répétant que les instruments de ratification, d'acceptation ou d'approbation doivent être accompagnés de l'attestation du Secrétaire Général concernant le dépôt des traductions et la liste des symboles prévue à l’article 4.

Article 9 – Adhésion

L'article 9 permet l'adhésion par les États membres de la CIEC et par les États non membres ; toutefois pour ces derniers, l'adhésion ne peut avoir lieu qu'après l'entrée en vigueur de la Convention (paragraphes 1 et 2). Le paragraphe 3 de l’article 9 rappelle à nouveau que l'instrument d'adhésion doit être accompagné de l'attestation du Secrétaire Général concernant le dépôt des traductions et la liste des symboles prévue à l'article 4.

Article 10 - Objection à une adhésion

Bien que la Convention soit ouverte à tout État, l'article 10 prévoit une faculté d’objection à l’adhésion d’un État non membre. Cette disposition a été introduite afin de laisser à chaque État membre une liberté de choix quant aux États non membres de la CIEC avec lesquels il souhaite être lié pour l'utilisation des extraits ou certificats régis par la Convention. Cet article dispose qu'une adhésion par un État non membre de la CIEC n'aura d'effet que dans les rapports entre l'État adhérant et l'État contractant qui n'aura pas élevé d'objection à son encontre dans les cinq mois suivant la notification de ladite adhésion. Une telle objection pourra être élevée à l’encontre de l’adhésion d’un État non membre par un État membre qui ratifie, accepte ou approuve la Convention ou y adhère, même si l'adhésion de l’État non membre est survenue antérieurement et qu’il est déjà lié par la Convention à l’égard d’un autre État membre ou non membre. Un État non membre, qui a adhéré à la Convention antérieurement, peut également élever une objection à l’égard de l’adhésion d’un autre État non membre.

Article 11- Réserves

L'article 11 offre aux États qui le souhaitent la faculté de se réserver le droit de ne pas appliquer la Convention aux extraits ou certificats concernant tant le mariage de personnes de même sexe que le partenariat enregistré (paragraphe 1). L’inclusion de cette réserve s'explique par le fait que ces institutions ne sont pas connues ou ne sont pas reconnues dans certains États. Une telle réserve peut être retirée suivant la procédure indiquée au paragraphe 3. Aucune autre réserve n'est admise (paragraphe 2).

En ce qui concerne les partenariats enregistrés, la réserve pourrait s'appliquer à tout partenariat ou bien se limiter à l'une ou plusieurs de ses formes (paragraphe 1 lettre b). Ainsi, un État pourrait se réserver le droit de ne pas appliquer la Convention aux partenariats entre des personnes de sexe différent, tout en l'appliquant aux partenariats entre des personnes de même sexe, ou l'inverse.

Une telle réserve pourrait être formulée également par un État fédéral qui n’aurait pas reconnu un partenariat enregistré instauré dans l’un ou plusieurs de ses États fédérés, dès lors que cette reconnaissance est exigée par le droit fédéral.

On signalera aussi que, à la différence de l'article 11 de la Convention n° 16, la nouvelle Convention ne prévoit pas la faculté de se réserver le droit de ne pas appliquer celle-ci aux extraits d'actes de naissance concernant des enfants adoptés. Cette réserve était destinée à protéger les enfants adoptés en ne révélant pas leur filiation adoptive, mais les auteurs de la présente Convention ont estimé que son maintien ne se justifiait pas, et cela pour plusieurs raisons. La première raison est basée sur le constat que cette faculté de la Convention n° 16 n’a guère été utilisée puisque, depuis 1976, la réserve n’a été émise que par un seul État sur les 22 qui l’ont ratifiée, en la limitant d’ailleurs aux adoptions qui laissaient subsister la filiation d’origine. Il s’avère ensuite que, en raison de l'évolution des législations et des sociétés, ces questions sont non seulement moins sensibles qu'à l'époque de l'élaboration de la Convention n° 16, mais sont abordées au regard d’autres critères, notamment la prise en compte et la reconnaissance du droit à connaître ses origines. Une autre raison est liée au fait que les adoptions plénières sont fréquemment limitées aux enfants mineurs et soumises à leur accord à partir d’un certain âge, et que les documents délivrés en application de la Convention reprennent l'état de la personne au moment de la délivrance, en sorte que la filiation adoptive n’apparaîtrait que rarement. Enfin, parce que le maintien de la faculté de réserve risquait de priver certaines personnes de la possibilité d'obtenir un extrait d'acte de naissance international.

Article 12 – Entrée en vigueur

L'article 12 précise les conditions de l'entrée en vigueur de la Convention. Alors que la Convention n° 16 prévoyait l’entrée en vigueur à compter du trentième jour suivant la date du dépôt de la cinquième notification, l’entrée en vigueur de la présente Convention interviendra, à l’instar des Conventions récentes de la CIEC, suite au dépôt de l’instrument de ratification, d’acceptation, d’approbation ou d’adhésion par deux États membres. Le délai entre le dépôt de l’instrument et toute entrée en vigueur de la Convention a été porté à quatre mois, notamment pour tenir compte des adaptations éventuelles qui seraient nécessaires pour la délivrance des documents, en particulier via la Plateforme CIEC. On notera aussi que, pour l'entrée en vigueur de la Convention à l'égard d'un État adhérant qui n'est pas membre de la CIEC, le délai ne commence à courir qu'à partir de l'expiration du délai de cinq mois prévu à l'article 10.

Article 13 – Application provisoire

L'article 13 permet, conformément à l'article 25 de la Convention de Vienne sur le droit des traités, du 23 mai 1969, à un État membre de la CIEC qui a signé la Convention mais à l'égard duquel la Convention n'est pas entrée en vigueur, de déclarer qu'il appliquera les dispositions de la Convention à titre provisoire. Le but de l'article est d'éviter que les longueurs d'une procédure de ratification retardent l'utilisation des modèles révisés et harmonisés annexés à la présente Convention. Ainsi, par exemple, la Convention pourrait être appliquée provisoirement par deux États ayant signé mais pas ratifié la Convention, ou par un État ayant signé et un État ayant ratifié. On notera cependant que la durée de la période pendant laquelle un État peut appliquer la Convention à titre provisoire ne pourra pas dépasser cinq ans.

Article 14 – Application territoriale

L'article 14, concernant l'application territoriale de la Convention, introduit une procédure nouvelle qui se distingue de celle qui existe dans la Convention n° 16 et les autres instruments de la CIEC. Sa rédaction, qui s'inspire de dispositions qui figurent dans un certain nombre des Conventions de la Conférence de La Haye de droit international privé, permet à un État composé de plusieurs entités de faire une déclaration limitant l’application de la Convention à seulement l'une ou plusieurs d'entre elles (paragraphe 1) et prévoit qu’elle s’appliquera à l’ensemble du territoire de cet État en l’absence d’une telle déclaration (paragraphe 2). La déclaration peut ensuite être modifiée ou retirée (paragraphe 3). Une déclaration prendra effet soit à la date d’entrée en vigueur de la Convention à l’égard de cet État, soit le premier jour du quatrième mois qui suit celui de la réception de la notification par le Conseil fédéral suisse.

Article 15 – Révision des annexes

L'article 15 prévoit une procédure de modification des annexes 1 à 3 de la Convention qui n’était pas prévue dans la Convention n° 16. En effet, l'expérience et le développement des règles de droit peuvent démontrer qu'il est opportun de pouvoir ajouter un modèle ou supprimer, ajouter ou modifier des énonciations invariables figurant dans les modèles. On notera que l'article ne concerne que les annexes ; il ne permet pas de modifier le texte de la Convention elle-même, par exemple pour ajouter un événement d'état civil à ceux visés à l'article 1. La procédure d’une telle modification prévoit l’adoption d’une résolution, lors d’une Assemblée Générale ad hoc, par un vote réunissant la majorité simple des États membres de la CIEC et la majorité simple des États contractants. Il a en effet été jugé opportun de réunir un large consensus tout en évitant qu’un ou plusieurs États empêchent une actualisation jugée indispensable par les autres.

Article 16 – Durée et dénonciation

L'article 16 reprend des dispositions habituelles concernant la dénonciation de la Convention.

Article 17 – Rapport avec la Convention du 8 septembre 1976

L'article 17 dispose que la présente Convention remplace dès son entrée en vigueur la Convention n° 16, mais que cette dernière reste en vigueur entre les États qui y sont parties tant que l'un d'eux demeure lié uniquement par celle-ci (paragraphe 1). L'article 17, qui reflète ainsi l'intention des auteurs que la Convention n° 16 soit progressivement remplacée, exclut également pour l'avenir toute nouvelle ratification de la Convention n° 16 et toute nouvelle adhésion à celle-ci.

Article 18 – Rapport avec le Protocole de Patras du 6 septembre 1989

La Convention de la CIEC concernant l'échange international d'informations en matière d'état civil, signée à Istanbul le 4 septembre 1958 (la Convention n° 3), prévoit que la transmission des informations qui y sont mentionnées est effectuée moyennant l'envoi d'un avis établi conformément aux modèles annexés à la Convention n° 3. Le Protocole additionnel à la Convention n° 3, signé à Patras le 6 septembre 1989 (la Convention n° 23), dispose que les États pourront également utiliser aux fins de cette transmission soit les modèles d'extraits plurilingues des Conventions nos 1 et 16, soit « un autre modèle élaboré à cet effet par la Commission Internationale de l'État Civil ». L'article 18 de la nouvelle Convention dispose que les modèles CIEC 3 et 5 de l'annexe 1 (extrait de l'acte de mariage et extrait de l'acte de décès) sont considérés comme de tels autres modèles qui pourront être utilisés pour la transmission entre les États parties à la nouvelle Convention et au Protocole additionnel précité des informations visées à la Convention n° 3.

Article 19 – Obligations du dépositaire

L'article 19 énumère les obligations du Conseil fédéral suisse en tant que dépositaire.

V. Commentaires des annexes

La Convention comprend quatre annexes. L’annexe 1 contient les modèles des extraits et certificats dont la délivrance est couverte par la présente Convention (§ 50-66). L’annexe 2 reprend la liste des énonciations et codes utilisés dans les modèles de l’annexe 1 et l’annexe 3 précise les règles qui leur sont applicables (§ 67-69). L’annexe 4 répertorie les symboles qui sont susceptibles d’être inscrits par les États contractants dans les cases « 1-4-4 Autres énonciations » qui apparaissent dans les modèles 1, 3 et 4 (§ 70).

A. Annexe 1

L’efficacité de la Convention reposant en grande partie sur les modèles internationaux dont elle prévoit la délivrance, une attention particulière a été portée à la confection des modèles. L’annexe 1 reprend, complète et précise les modèles d’extraits pour les événements déjà visés dans la Convention n° 16 (naissance, mariage, décès), notamment par l’ajout d’autres énonciations invariables et symboles, mais elle prévoit aussi des nouveaux modèles pour d’autres événements (en particulier la reconnaissance d’un enfant et l’enregistrement d’un partenariat) (§ 52-55). Tous les modèles contiennent un nombre plus important de rubriques, donnant ainsi la possibilité de fournir davantage de renseignements (§ 56-64). Les règles détaillées applicables aux modèles sont formulées dans l’annexe 3 (§ 68-69).

Comme indiqué supra, les États ont souhaité que les modèles de l’annexe 1 combinent le système plurilingue, qui a été utilisé par la CIEC dans la Convention n° 16 et dans un grand nombre d’autres Conventions, et le système du codage des énonciations, qui a été introduit par la CIEC avec la Convention n° 25, précitée. C’est ainsi qu’un numéro de code a été affecté à chaque énonciation qui figure sur le recto ou la première page des modèles, dont on trouvera les traductions au verso ou sur la deuxième page. Ces codes et énonciations (dont la liste figure à l’annexe 2) sont repris d’un lexique élaboré par la CIEC et qui est commun à tous les États contractants, les traductions des énonciations et des symboles dans la ou les langues officielles étant à fournir par ces États avant d’être liés par le traité. Cette combinaison des deux systèmes vise un double but. Elle doit, d’une part, favoriser encore une meilleure circulation des documents en permettant la compréhension directe des documents lorsqu’ils sont présentés à l’étranger, non seulement à une autorité ou administration mais aussi à tout service public ou privé. Elle doit, d’autre part, faciliter le recours à l’informatique et aux nouvelles technologies, et notamment l’utilisation de la Plateforme CIEC ; des versions électroniques des modèles ont d’ailleurs été préparées dans le cadre de la création de la Plateforme CIEC en vue de permettre la délivrance aisée de ces documents par les officiers de l’état civil et d’éviter les nombreuses difficultés liées aux différentes langues à y faire figurer.

Les modèles de l’annexe 1 prennent ensuite en considération les évolutions législatives intervenues depuis l’adoption de la Convention n° 16, comme l’introduction de l’institution du partenariat enregistré et l’ouverture du mariage aux personnes de même sexe (§ 54-55). Ils essayent aussi d’apporter des solutions à diverses difficultés d’application que la Convention n° 16 avait entraînées, s’agissant en particulier du nom des personnes et de leur identification précise, vu les effets divergents produits par des lois nationales pourtant correctement appliquées (§ 56-64).

Pour la prise en considération des nouvelles institutions, deux points sont à relever : l’ajout d’un modèle spécifique pour le partenariat enregistré (§ 54) et l’aménagement des autres modèles (§ 55).

Le modèle 4 a été conçu pour pouvoir être utilisé indépendamment du type de partenariat enregistré introduit dans les divers États et du sexe des partenaires, et pourra donc être délivré à tous les partenaires enregistrés, qu’ils soient de même sexe ou de sexe différent. Il a aussi la particularité d’être à la fois un extrait de l’acte de partenariat enregistré, quand un acte de partenariat est dressé lors de sa conclusion, et un certificat attestant l’enregistrement d’un partenariat, lorsque ce dernier ne donne pas lieu à un acte dressé dans un registre d’état civil mais fait l’objet d’un autre enregistrement public ; il reviendra à l’autorité de délivrance de cocher la case appropriée.

Les modèles 1, 2, 3 et 5 ont, quant à eux, été adaptés pour permettre leur délivrance dans tous les cas, que les époux ou les parents soient de sexe différent ou de même sexe. Il n’a pas été aisé de négocier un modèle unique pouvant servir dans toutes les hypothèses, mais la solution finalement mise en œuvre permet de connaître précisément le sexe de chaque parent ou époux. Vu l’impossibilité linguistique de trouver un terme asexué dans toutes les langues et le refus de certains États d’utiliser les libellés « parent 1 » et « parent 2 » ou « époux 1 » et « époux 2 », la solution qui a été retenue consiste à reprendre, dans la colonne relative à chacun des parents, les deux énonciations « père » et « mère » et dans celle relative à chacun des époux, les deux énonciations « époux » et « épouse », que l’officier de l’état civil cochera selon la situation se présentant à lui. Pour les parents, il cochera « père » dans une colonne et « mère » dans la seconde si les parents sont de sexe différent, ou « père » et « père » ou « mère » et « mère » s’ils sont de même sexe. Pour les époux, il cochera « époux » dans une colonne et « épouse » dans la seconde si les conjoints sont de sexe différent, ou « époux » et « époux » ou « épouse » et « épouse » s’ils sont de même sexe. On notera encore l’ajout de divers symboles dans les modèles 1, 3 et 4 ainsi que l’ajout, dans le modèle 5, d’une case « Dernier partenaire » à celle « Dernier conjoint » qui existait déjà dans l’extrait de l’acte de décès joint à la Convention n° 16. Le modèle 5 contient également une nouvelle case « Mariages ou partenariats antérieurs », qui n’est à renseigner que par « oui » ou « non », car elle vise simplement à collecter une information complémentaire, utile dans la plupart des États, afin de leur permettre de déterminer ensuite les bénéficiaires éventuels de pensions touchées par la personne décédée.

Pour tenir compte de diverses difficultés signalées pour l’application de la Convention n° 16, les modèles de l’annexe 1 prévoient un nombre de rubriques plus important et donnent ainsi la possibilité de fournir davantage de renseignements. De manière générale, les cases sont à renseigner de la manière la plus précise possible, de façon à éviter, autant que faire se peut, de demander aux usagers de produire des copies littérales ou des documents complémentaires, non couverts par la présente Convention et qui ne bénéficieraient donc pas des mêmes avantages, à savoir la dispense de traduction et de légalisation ou apostille. La disposition de l’article 7 de la Convention n° 16, prévoyant que « si le libellé d’un acte ne permet pas de remplir une case […], cette case [soit] rendue inutilisable par des traits » a été conservée et figure dans l’annexe 3 ; cette règle ne fait pas obstacle à ce qu’une autorité de délivrance renseigne la rubrique chaque fois qu’elle a connaissance certaine de l’information, si celle-ci se déduit d’autres mentions des registres de l’état civil ou de l’effet de la loi et d’autres règles de droit.

Les modèles intègrent des informations que des États contractants ont, au cours du temps, souhaité pouvoir faire figurer dans les extraits en application des facultés données par l’article 3 de la Convention n° 16 de « compléter les extraits par des cases et symboles indiquant d’autres énonciations ou mentions de l’acte » et une « case destinée à recevoir un numéro d’identification ». Ainsi, l’absence du libellé « nom de jeune fille », qui apparaissait dans les extraits annexés à la Convention n° 1 mais n’avait pas été repris dans les extraits de la Convention n° 16, a mis en évidence l’impossibilité d’indiquer le nom de naissance de la mère, lorsque le mariage affectait son nom, souvent par effet de la loi ; l’introduction dans certaines législations nationales d’une faculté permettant aux époux de choisir un nom matrimonial pouvant être celui de l’époux ou de l’épouse a encore accru cette difficulté (§ 59-62). D’autres États avaient souhaité un ajout permettant d’indiquer le lieu et le numéro du registre de famille, qui leur était nécessaire pour mettre leurs registres à jour, ou l’ajout d’autres symboles, comme celui permettant de signaler l’existence d’un contrat de mariage. Ces demandes avaient abouti à des résolutions de l’Assemblée Générale de la CIEC les autorisant à ce faire, mais la solution ainsi adoptée n’a pas été jugée satisfaisante et entraînait des divergences plus nombreuses dans les extraits internationaux qui étaient délivrés par les États.

S’agissant du numéro personnel d’identification que les États avaient déjà la faculté d’ajouter dans les extraits qu’ils délivraient, sans que les autres États contractants en soient informés, il a été inséré systématiquement dans tous les modèles. Ce numéro personnel (parfois aussi appelé « individuel ») d’identification sera indiqué chaque fois que cela est techniquement possible et pour autant que cela soit permis par la loi nationale, même s’il ne ressort pas directement de l’acte, mais figure sur d’autres documents officiels (extraits d’autres registres, carte d’identité ou passeport); il sera suivi du nom de l’État qui l’a attribué, permettant ainsi de distinguer ces numéros personnels dans le cas où l’État de délivrance et l’État destinataire y ont tous deux recours pour identifier la personne en matière d’état civil.

Les modèles précisent surtout les rubriques concernant le nom des personnes mentionnées dans l’acte, pour tenir compte des systèmes juridiques qui régissent la question du nom de manière très variable d’un pays à l’autre. En effet, comme indiqué supra, certains États prévoient un nom matrimonial commun, choisi par les époux lors du mariage ou pendant leur mariage et qui sera ensuite le nom attribué à leurs enfants communs ; d’autres États prévoient que le mariage n’a pas d’effet sur le nom des époux, partant du principe que le nom est attribué à la naissance, par effet de la loi ou à la suite d’une déclaration de choix des parents, et qu’un changement ultérieur de ce nom ne peut être qu’exceptionnel, intervenant le plus souvent suite à une procédure ; un troisième groupe plus libéral permet un changement de nom sur simple déclaration. La conséquence de ces dispositions divergentes est qu’une même personne porte un nom légal différent dans des pays différents et que cette divergence de noms, outre le fait que l’intéressé se voit établir des documents d’identité et de voyage sous une identité différente, ne permet pas, ou permet difficilement, d’identifier la personne dès lors que des événements la concernant sont inscrits dans les registres d’un autre pays. C’est la raison pour laquelle les modèles prévoient toute une série de rubriques concernant le nom : « nom de naissance », « nom au moment de la délivrance » du document, « nom avant le mariage », « nom avant le partenariat », « nom avant la reconnaissance », « nom après la reconnaissance » ou encore « autre(s) partie(s) du nom ».

La case « nom de naissance » se retrouve dans les modèles, parfois à plusieurs endroits. Cet ajout systématique répond au besoin mentionné précédemment et remplace la solution provisoire qui avait été autorisée par une résolution de l’Assemblée Générale le 30 mars 2006 d’inscrire, dans la partie « symboles », les termes « né/née ». L’énonciation « nom de naissance » doit s’entendre comme étant le nom qui a été attribué à la naissance et inscrit dans l’acte de naissance, ou celui qui lui a été substitué à la suite d’un changement ultérieur, par déclaration volontaire ou à la suite d’une décision de changement de nom ou d’une modification de la filiation, notamment en raison d’une adoption ; il faut alors entendre par « nom de naissance » le nom résultant du changement ainsi intervenu. Cette rubrique peut aussi être renseignée lorsque ce nom de naissance ne ressort pas directement de l’acte, mais peut très facilement être déduit de l’application de la loi et d’autres règles de droit ; tel serait notamment le cas du nom de naissance d’un parent qui ne serait pas inscrit dans l’acte de mariage de ses enfants parce que, par exemple, ledit parent porterait un nom matrimonial dans lequel son propre nom de naissance n’apparaît pas.

La case « 7-7-6 Autre(s) partie(s) du nom » est reprise dans tous les modèles, et doit en particulier permettre d’inscrire les autres parties du nom comme les noms intermédiaires (« middle names ») ou les noms patronymiques qui existent dans de nombreux ordres juridiques. Pour faciliter l’identification du nom indiqué dans la case « Autre(s) partie(s) du nom », ce nom sera suivi d’un symbole. Le nom intermédiaire sera suivi du symbole « Ni » et le nom patronymique par le symbole « Np ». Les autres noms ou éléments de nom seront suivis du symbole « Na ». Seront également inscrits dans cette case les titres de noblesse, suivis du symbole « Nob ».

Les rubriques « nom avant le mariage », « nom avant le partenariat » et « nom au moment de la délivrance » du document doivent permettre de couvrir toutes les hypothèses, et notamment celles où le nom de la personne, avant la célébration du mariage ou la conclusion du partenariat, ne serait pas son nom de naissance (dans le sens donné supra) mais un nom commun choisi pendant un mariage ou un partenariat précédent et que la personne aurait pu conserver, après la dissolution dudit mariage ou partenariat, ainsi que cela est prévu dans certaines législations nationales.

Quant à l’indication des prénoms, et en raison, là aussi, des dispositions divergentes selon les États, il est précisé qu’ils doivent en principe être tous indiqués, de la manière et dans l’ordre où ils ont été inscrits dans l’acte d’origine ou modifiés ultérieurement, l’attention étant néanmoins attirée sur le fait que certains États donnent aux intéressés la possibilité de choisir le ou les prénoms qu’ils souhaitent faire figurer sur les extraits délivrés à partir des registres.

On notera encore les éléments suivants, qui distinguent les modèles délivrés en application de la présente Convention de ceux prévus par la Convention n°16 :

- la référence à la Convention figure au recto (ou page 1), avec le nouveau sigle de la CIEC pour une identification plus aisée des documents ;
- à la case « N° de l’acte », il a été ajouté une case « N° de l’extrait », dont il ne sera le plus souvent coché que l’une ou l’autre. Cet ajout a été jugé nécessaire pour tenir compte notamment des États qui ont supprimé les registres « papier » et ne connaissent plus d’acte d’origine numéroté, mais affectent à chaque accès dans le système informatisé un numéro de « transaction » ; ces États cocheront en principe uniquement la deuxième case et y indiqueront le numéro de ladite transaction, donnant ainsi, faute de référence immuable à un acte d’origine, une référence permettant, au besoin, de contrôler la base sur laquelle le document a été délivré. Plus rarement, les deux cases pourront être cochées, en particulier lorsque, outre le numéro affecté à l’acte d’origine, un État a mis en place un système numérotant les extraits qu’il a été amené à délivrer ;
- la liste des symboles à inscrire dans la case « 1-4-4 Autres énonciations » a été complétée pour tenir compte des mentions que les divers États portent sur leurs actes. On signale en particulier l’ajout des symboles pour indiquer la dissolution et l’annulation d’un partenariat, l’existence d’un contrat de mariage ou de partenariat. Le symbole pour un contrat de mariage ou de partenariat vise seulement à donner l’information nécessaire à certains États : il sera inscrit uniquement pour indiquer qu’il existe un contrat régissant les aspects patrimoniaux des époux ou partenaires, sans entrer dans les détails sur le type de contrat qu’ils ont passé.

La liste de tous les symboles est énoncée dans l’annexe 3 (§ 69). La liste répertoriant les symboles utilisés par chacun des États contractant sera reprise dans le tableau de l’annexe 4 (§ 70). Les États inscriront les symboles pertinents et les feront suivre, le cas échéant, de la date et du lieu de l’événement ainsi que des nom et prénoms du conjoint ou partenaire.

On signalera encore une autre question qui a été largement débattue : celles des caractères des langues étrangères. En effet, des difficultés ont régulièrement été signalées à propos de l’absence de divers signes diacritiques dans les noms de lieux et de personnes et certains États ont même formulé des demandes officielles visant à ce que, dans les extraits internationaux, soient reproduits à l’identique tous les caractères d’une langue nationale qui apparaissent dans ces noms. Malgré les conséquences de l’absence de ces signes spécifiques empêchant certains États d’identifier clairement ces personnes et, plus accessoirement, ces lieux, il n’a pas été possible d’imposer une règle commune à tous. En effet, certains États ont estimé que cela relève moins de la Convention que des dispositions nationales prévues pour la rédaction des actes, parfois même de leur Constitution. Faute de prescription possible, tous les États sont néanmoins encouragés à reproduire ces signes distinctifs d’une langue étrangère, même s’ils sont inconnus de leur propre langue, en particulier si les documents d’état civil concernent des personnes qui ne possèdent que la nationalité d’un État étranger concerné.

La question s’est également posée de savoir s’il convenait d’introduire des mesures de sécurité particulières pour la délivrance des documents, à l’instar de ce qui est fait par certains États de manière unilatérale, comme l’utilisation d’un papier sécurisé ou la numérotation des documents délivrés. Bien que jugés utiles pour la lutte contre la circulation de faux documents d’état civil, ces dispositifs n’ont cependant pas pu être imposés, en raison de leur coût et du fait que divers États prévoient la gratuité totale des documents qu’ils délivrent. Mais rien n’empêche un État contractant d’y avoir recours, bien au contraire, leur généralisation ne pouvant être que recommandée.

B. Annexes 2 et 3

L’annexe 2 se contente de répertorier sous une forme structurée la liste des énonciations invariables qui figurent dans les modèles et les codes qui leur sont attribués dans le lexique officiel de la CIEC, dont la traduction est requise dans la Convention.

L’annexe 3 précise les règles applicables aux modèles CIEC, dont la traduction est également requise dans la Convention. Elle regroupe dans une annexe, à l’instar des Conventions de la CIEC plus récentes, les règles qui figuraient auparavant, dans la Convention n° 16 et d’autres Conventions, dans le corps même des conventions. Son objet est de favoriser une application uniforme de la Convention en indiquant aux autorités des États contractants la manière dont il convient de comprendre les libellés qui figurent sur les modèles et de les renseigner. L’annexe 3 précise en outre les langues qu’il convient de faire figurer sur les documents délivrés ; il est clair que ces dispositions vont largement contribuer à la circulation des modèles et à leur compréhension à l’étranger, mais que leur mise en œuvre sera facilitée par l’utilisation de la Plateforme CIEC et des versions informatiques préparées dans le cadre de sa construction.

La liste de l’annexe 2 et l’annexe 3 doivent être traduites dans au moins une des langues officielles des États contractants et ces traductions, ainsi que leurs modifications ultérieures, être déposées auprès du Secrétaire Général de la CIEC et adoptées par le Bureau de la CIEC. Ces formalités sont à effectuer avant le dépôt de l’instrument de ratification, d’acceptation, d’approbation, d’adhésion ou de la déclaration d’application provisoire au Conseil fédéral suisse et leur accomplissement fera l’objet de l’attestation que l’État devra joindre au dit dépôt (en application de l’article 4, paragraphes 1 et 3, de l’article 8, paragraphe 2, de l’article 9, paragraphe 3, et de l’article 13, paragraphe 2, de la Convention).

C. Annexe 4

Pour renforcer l’efficacité de la Convention, cette dernière contient une annexe 4 avec un tableau permettant de reprendre de manière synthétique la liste des symboles que les États sont susceptibles d’inscrire dans les cases « autres énonciations ». Ce tableau ne sert qu’à informer l’autorité étrangère, à qui les modèles 1, 3 et 4 (extraits des actes de naissance, mariage et partenariat enregistré) sont présentés, sur les dispositions en vigueur dans les États de délivrance quant aux mentions ultérieures qu’ils inscrivent dans les actes d’origine, en vue d’éviter que cette autorité étrangère, par méconnaissance du droit étranger, tire des conclusions erronées de l’absence éventuelle de symboles. Ce tableau sera mis à jour par le Secrétaire Général au fur et à mesure que les États seront liés par la Convention. La procédure est similaire à celle retenue pour les traductions : la liste des symboles et toute modification ultérieure qui y est apportée doivent être déposées auprès du Secrétaire Général avant le dépôt par un État de l’instrument de ratification, d’acceptation, d’approbation, d’adhésion ou de la déclaration d’application provisoire, et l’accomplissement de cette formalité fera l’objet d’une attestation que l’État devra joindre au dit dépôt (en application de l’article 4, paragraphes 2 et 3, de l’article 8, paragraphe 2, de l’article 9, paragraphe 3, et de l’article 13, paragraphe 2, de la Convention).